Engpässe mitten im Prozess haben die unangenehme Eigenschaft, dass die vorgelagerten Prozesse schneller sind und sich dadurch die Arbeit vor dem Engpass staut. Wenn da nicht genug Platz ist, knubbeln sich die Leute vor diesem Schritt. Das wollen wir, gerade jetzt in Zeiten der Pandemie gerade nicht.

Also müssen wir weiter vorne den Zustrom begrenzen. In Fertigungsprozessen geschieht das mit der DBR-Methode (Drum-Buffer-Rope) mit der nur die Arbeiten in den Prozess eingelassen werden, die der Engpass bewältigen kann.

In Impfzentren übernimmt diese Funktion die Terminvergabe. Mit ihr wird ein bewältigbarer und gleichmäßiger Strom von Patienten erzeugt.

Der große Unterschied zwischen DBR und der klassischen Terminvergabe ist aber, dass DBR dynamisch auf den Engpass reagiert. Hier werden Arbeitspakete so gestartet, dass die Zahl der Arbeitspakete vor dem Engpass konstant sind. Dabei werden alle Pakete gezählt, in Arbeit und in Warteschlangen. Arbeitet der Engpass schneller, dann werden auch mehr eingelassen, wenn langsamer werden weniger eingelassen. Der Engpass bleibt das wichtige Regulativ, die Auftragssteuerung verhindert nur Staus im Prozess, ist aber nicht die Planung.

In Impfzentren ist die Planung etwas statischer, weil Termine mit Tagen und Wochen Vorlauf vergeben werden. Es findet also keine Rückkopplung vom Engpass auf die Termine statt. Zumindest nicht innerhalb eines Tages. Das ist verkraftbar, wenn der Engpass die Zahl der verfügbaren Impfdosen ist. 800 Dosen vorhanden, also gibt es auch 800 Termine. Wenn der langsamste Prozessschritt im Impfzentrum diese 800 Patienten verarbeiten kann, ergibt das kein Problem, wenn nicht, ist das ein Problem und das Geschrei groß.

Terminvergabe muss sich am Engpass ausrichten. Am Anfang an den Impfdosen später an der Leistungsfähigkeit des Zentrums.

Impfdosen, die nicht verimpft werden können (so lange sie noch nicht aufbereitet waren) noch am nächsten Tag verimpft werden oder weiter geschoben werden. Wir können also aufholen. Anders ist das, wenn der Engpass im Impfzentrum selber ist und wir die Kapazität eines Tages nicht genutzt haben. Das lässt sich am nächsten Tag nicht nachholen. Weg ist weg.

Das erläutert, warum der Engpass so wichtig ist und zu jeder Zeit voll arbeiten muss. Und das ist auch die Basis für das Managment des Engpasses. Das unterstellte Ziel ist hier weiterhin möglichst viele Bürger möglichst schnell zu impfen.

Was muss ich denn jetzt beachten?

Der Engpass muss immer arbeiten. Keine Unterbrechung. Kapazität, die ich nicht nutze, weil der Engpass keine Arbeit hat, verfällt ersatzlos. Alleine hier sind in üblichen Prozessen schnell 10-20% Durchsatzverbesserung drin.

Das wird erreicht, in dem vor dem Engpass ein kleiner Puffer eingerichtet wird, der sicherstellt, dass der Engpass immer Arbeit hat. Konkret für das Impfzentrum: Vor dem Engpass (im Beispiel die Aufklärung) muss ein Wartebereich existieren, der so dimensioniert ist, dass alle Störungen stromauf abgefangen werden können. 5 min Warten sind hier völlig angemessen, bei einem noch jungen Impfzentrum eher 10 min.

Damit dieser Puffer den ganzen Tag existiert, bietet es sich an, am Tagesanfang mehr Patienten einzubestellen. Die Zahl der Wartenden vor dem Engpass ist hier ein gutes Maß für den ersten Termin. Damit wird der Puffer schnell aufgebaut und der Engpass wird den ganzen Tag vor Kapazitätsausfällen geschützt.

So hat der Engpass, hier die Aufklärung, immer etwas zu tun und die Kapazität über den Tag kann unterbrechungsfrei genutzt werden.

Und ja, das macht die Arbeit an den Stationen des Engpasses zu anstrengenden Jobs, weil diese unterbrechungsfrei durchlaufen müssen. Nur: Das heißt nicht ohne Pause. Es wird nur keine zufälligen Pausen geben, Pausen müssen bewusst eingeplant werden und zum Wohle der Mitarbeiter auch bewusst genommen werden. Sie werden einfach in die Kapazität eingerechnet.

Über Monate impfen ist ein Marathon, es gibt keinen Grund sich in den ersten Wochen zu verheizen. Auch klar: Alle anderen Stationen werden immer mal wieder Leerlauf haben. Hier müssen Pausen nicht so hart eingeplant werden, sondern können dynamisch genommen werden.

Das Ziel ist hier ein Hochleistungsprozess, der uns so schnell wie möglich aus der Pandemie führt. Daran orientiert sich mein Rat. Hohe Effizienz, hohe Zuverlässigkeit und vor allem hoher Durchsatz.

Wichtig ist ferner, Störungen vom Engpass fernzuhalten. Fehler im Prozess weiter vorne, die vom Engpass ausgebügelt werden müssen kosten unnötig Kapazität. Ausrüstung, die nicht funktioniert (Computerdatenbanken z.B.) können ausfallen und unwiderbringlich Kapazität vernichten. Der Engpassprozess muss so robust und einfach wie möglich gebaut sein. Falls stromauf zu viele Fehler passieren, müssen die vor dem Engpass abgefangen werden.

Da wir mit der Terminvergabe einen trägen Prozess haben, um auf die echte Kapazität des Engpasses zu reagieren, brauchen wir Mittel und Wege, die Terminvergabe zu beeinflussen.

Stellen Sie Sich vor, einen Vormittag ist überdurchschnittlich viel medizinisches Personal für die Impfung eingeplant und die Aufklärung geschieht sehr schnell. Dann kann eine Situation entstehen, dass sie relativ schnell sehen, dass an diesem Tag noch Kapazität für Impfungen verfügbar ist. Diese muss genutzt werden, sonst verfällt sie. Sie brauchen also Mittel und Wege, schnell noch Patienten heranzuführen. Das gleiche gilt abends, wenn noch Impfdosen vorbereitet wurden und jetzt verimpft werden müssen oder wenn tagsüber Termine nicht wahrgenommen werden.

Pflegen Sie eine Liste mit Nachrückern. Haben Sie Telefonlisten von Organisationen, die in der relevanten Phase geimpft werden können. Personalabteilungen von Kliniken, Heimen, Rettungsdiensten, Feuerwehren. Gehen Sie alle Gruppen durch, die geimpft werden können und seien Sie vorbereitet, zu verimpfen, was geht.

Führen Sie einen Emailnewsletter, auf den Nachrücker sich eintragen können. Wenn Sie wen brauchen, schicken Sie eine Email raus. Die ersten x, die anrufen, dürfen nachrücken und werden geimpft.

Der Engpass muss laufen, er braucht immer Arbeit, jede Minute Stillstand ist für immer vertan. Der Engpass ist heilig. Ganz am Anfang sind das noch die Impfstoffe, sehr schnell werden wir in der Situation sein, dass die Kapazität der Zentren der entscheidende Engpass wird.

Wer jetzt in der Lage ist, diese Kapazität zu schützen, wird für sein Land, für seine Kommune eine schneller Impfung erreichen. Das sollten alle anstreben.