Wir können den Durchsatz eines Prozesses nur an seinem Engpass verbessern. Wir können nur dann mehr Menschen impfen, wenn wir den langsamsten Schritt, den begrenzenden Prozessschritt verbessern und den Durchsatz hier steigern. Verbesserungen an allen anderen Stellen ändern nichts am System.

Und es gibt auch nur drei Wege, den Engpass leistungsfähiger zu machen:

1. Die Taktung zu erhöhen: Mehr Patienten pro Station pro Zeit.
2. Den Prozesschritt stärker zu parallelisieren: Mehr Stationen.
3. Den Engpass weniger Arbeit machen zu lassen: Das mag ich am liebsten. Welche Aufgaben muss denn nicht zwingende der Engpass machen.
4. Sicherstellen, dass der Enpass nie wartet.

Machen wir den konkret und sagen wir die Aufklärung sei der Engpass. Eine Ärztin, in einem Raum, zwei Stühle, ein Tisch. Patient wird reingerufen, darf sich setzen, holt die Unterlagen raus, wird gefragt, ob sie Fragen hat, diese werden beantwortet, die Aufklärung wird unterschrieben, packt die Unterlagen wieder ein, nimmt die Jacke, geht wieder raus, der nächste wird reingebeten.

Das macht Sinn, so kennen wir das vom Hausarzt auch. So ist das doch super, oder? Nicht so schnell, gehen wir da mal drüber.

Erstens die Räumlichkeit. Macht die so Sinn? Als Sie das letzte Mal geflogen sind, wie wurden die Pässe kontrolliert? Im Sitzen? Nein, im Stehen an einem Tresen, mit dem Beamten dahinter. Pass war schon in der Hand. Der Beamte nimmt sich die Zeit, die er braucht, aber das drumherum ist viel einfacher. Gilt auch bei Einreise in die USA oder Israel, wo man deutlich länger befragt wird. Alles im Stehen.

Keine Türen. Privatsphäre wird durch Abstand gewährleistet. Unterlagen in der Hand, geben Sie am Empfang den Patienten ein Klemmbrett (das kommt noch häufiger vor) mit, da kommt der Laufzettel, die Aufklärung und der Impfpass drauf, zack, alles zur Hand.

Denken Sie Passkontrolle und nicht Arztbesuch. Die Ärztin kann sich trotzdem die notwendige Zeit nehmen, aber das nicht nutzbringende drumherum können wir abschneiden.

Aber am Anfang impfen wir doch nur die Alten, sollen die alle stehen? Für die kurze Aufklärung: Ja. Und, wenn das nicht gewollt ist: Es werden ja auch andere geimpft. Medizinisches Personal, Altenpfleger. Die können stehen und sind schnell. Mischen Sie Aufklärung im Stehen für hohen Durchsatz und Aufklärung im Sitzen für Bedüftige.

Wenn Ihr Engpass der Empfang ist, hilft es schon, wenn die Patienten die Zettel schon vorher ausgefüllt mitbringen. Dann muss das nicht mehr am Empfang erledigt werden. Entweder zuschicken (per Email bei Terminvergabe) oder einfach draußen in der Warteschlange austeilen.

So weit zu 3)weniger Arbeit machen. Hier steckt viel Potential und alles, was gar nicht gemacht wird, muss auch nicht mehr optimiert werden.

Stärker parallelisieren ist schnell mal mit Kosten verbunden. Als Option wichtig, aber eher für den Hinterkopf. Es kann trotzdem Sinn machen, wenn die anderen Stationen viel leistungsfähiger sind, oder um bestimmte Zeiten besser zu betreuen (vor und nach den Klinikarbeitszeiten z.B.).

Ein wichtiger Aspekt der Paralleliserung ist jedoch, dass natürlich Anweisungen nicht jedem einzeln gegeben werden müssen, sondern auch einer Gruppe mitgeteilt werden können. Und da muss noch nichtmal ein Mensch machen. Ein Video mit 90 sec Erklärung des Ablaufes im Impfzentrum reduziert eine Menge Fragen an allen Stationen. Sollte die Aufklärung aus Erläuterung und Fragen bestehen, dann kann die Erläuterung auch in einem Film gemacht werden und nur die Fragen werden im Gespräch geklärt. Diese Art von Parallelisierung befürworte ich uneingeschränkt.

Bleibt noch Taktung erhöhen. Die Interaktion kann immer mit mehr oder weniger Fokus auf Tempo stattfinden. Ich will hier nicht dazu plädieren, unfreundlich zu sein, aber allzusehr gesprächig kostet eine Menge Zeit und die Frage nach dem Nutzen/Aufwand-Verhältnis ist hier sicher berechtigt. Viele Menschen, die zum Impfen kommen wollen schnell durch. Ein Pfleger auf einer COVID-Station, der nach der Arbeit noch zum Impfen kommt will nicht labern. Diesen Menschen schnelle Prozesse anzubieten, erhöht den Durchsatz für alle.

Und zuletzt: Der Engpass darf nie ruhen. Jede verlorene Minute ist eine verlorene Minute für den ganzen Prozess. Es müssen immer Patienten vor dem Engpass warten, damit nicht jede Schwankung oder Verzögerung an anderer Stelle den Engpass hungern lässt.

Wenn Sie gleich durch Ihr Impfzentrum gehen, dann stellen Sie Sich mal die folgenen Fragen:

• Was ist der Engpass? Woran erkenne ich das?
• Was können wir weglassen?
• Wo verlieren wir Zeit beim Wechsel von einem Patienten auf den anderen?
• Wie können wir schneller werden? Ein bisschen ungemütlich machen ist gut.
• Welche Fragen werden immer wieder gestellt und kosten Zeit? Können wir die vorher klären? Videos, andere Sprachen, Schilder, Hinweise?
• Hat der Engpass immer etwas zu tun? Haben wir etwas Warteschlange vor dem Engpass, damit der arbeiten kann?
• Macht es Sinn, den Prozess zu splitten in schnell für die einen und etwas langsamer für die anderen? Wie?

Alleine diese Punkte können schnell mal 15% Verbesserung bringen. Nur Verbesserungen am Engpass zählen für den Gesamtdurchsatz. Verbesserungen an anderer Stelle sind nicht ganz wertlos, wenn sie den Prozess stabilisieren, aber erhöhen nicht den Durchsatz. Wenn Sie das machen, werden Sie schneller und besser. Und es gibt zwei ABER:

Erstens kann sich dadurch der Engpass verschieben. Ein anderer Prozessschritt begrenzt jetzt. Das gilt es zu erkennen und dann da weiterzumachen. Unter CONWIP beschreibe ich eine Methode, die sowohl bei stabilen Engpässen als auch veränderlichen Engpässen robust ist. Ich empfehle die zu verwenden.

Zweitens: Es kann sein, dass der Engpass nicht im Impfzentrum ist, sondern davor. Bei der Terminvergabe. Wenn Sie Ihren Prozess verbessern und es werden immernoch die gleichen Termine vergeben, dann haben Sie zwar mehr Ruhe, es wird aber keine einzige Seele mehr geimpft als vorher. Und das war doch das Ziel.

Es ist Ihre Aufgabe den Prozess von Anfang bis Ende zu sehen und Engpässe an allen Stellen zu beseitigen. Dann kommen wir schneller voran, der Pandemie zum Abschied einen Tritt in den Allerwertesten zu geben und sie rauszuschmeißen aus unserem Leben.

Lesen Sie noch etwas weiter, warum ein stabiler Engpass wünschenswert ist, und warum er Ihr Leben als Verantwortlicher erleichtert. Und wenn Sie direktere Hilfe wollen, dann melden Sie Sich gerne. Ich freue mich, wenn wir zusammen erreichen, dass Sie mehr Menschen impfen und ihnen die Ängste und Sorgen nehmen können.